Sve što treba da znate o ugovoru o zakupu poslovnog prostora

U slučaju zakupa, neophodno je da se napravi odgovarajući ugovor o zakupu poslovnog prostora. Bilo da započinjete potpuno novi biznis, prelazite na moderniji model rada ili jednostavno širite postojeći tim, poznavanje zakonskih obaveza i poreskih regulativa je od ključnog značaja za stabilno poslovanje.

Evo šta bi sve taj ugovor trebalo da sadrži, koje su obavezne stavke na koje morate obratiti pažnju i koja su najnovija pravila i digitalni standardi koji važe danas, u 2026. godini. Pre svega, potrebno je da definišemo šta sve zakon prepoznaje kao poslovni prostor.

Šta sve može biti poslovni prostor

Svi preduzetnici, kao i sva privredna društva obavezna su da imaju i da registruju poslovni prostor odakle se obavlja i/ili upravlja delatnošću firme. Ovaj poslovni prostor naziva se sedište firme, a obaveza vlasnika je da to sedište, odnosno tačnu adresu sedišta uredno registruje u Agenciji za privredne registre (APR).

Sa druge strane, firma može posedovati jedan ili više različitih poslovnih prostora iz kojih se obavlja delatnost firme. Pri tome, važno je napomenuti da sedište firme i poslovni prostori generalno ne moraju biti prostori koji se nalaze u neposrednom vlasništvu firme, već je čest slučaj da su u pitanju adrese poslovnih prostora koji se zakupljuju ili su ustupljena toj firmi na korišćenje. U tim slučajevima sklapa se zvanični ugovor o zakupu poslovnog prostora.

Usled modernizacije poslovanja do 2026. godine, sve popularniji su postali virtuelni ofisi i coworking prostori. Ovakvi prostori se takođe zakonski tretiraju kao validno sedište, ukoliko postoji jasan i precizan ugovor koji to reguliše.

Čemu služi ugovor o zakupu poslovnog prostora?

Ugovor o zakupu poslovnog prostora predstavlja osnovni pravni akt između zakupodavca ili vlasnika nepokretnosti i privrednog lica ili privrednog društva koje zakupljuje navedeni prostor. Kada je u pitanju izdavanje poslovnog prostora, postoji mogućnost da zakupite poslovni prostor i od lica koje nije vlasnik tog prostora.

U zakonu se jasno navodi da privredni subjekt može da podzakupi prostor, tj. da sa druge strane ugovora stoji zakupac koji ima saglasnost vlasnika prostora da poslovni prostor čiji je zakup predmet tog ugovora bezbedno preda dalje u podzakup trećem licu.

Digitalizacija procesa: APR i elektronski ugovori

Tokom poslednjih nekoliko godina, a naročito danas u 2026. godini, elektronska registracija u APR-u postala je apsolutni standard i obaveza za sve privredne subjekte. Samim tim, ugovori o zakupu poslovnog prostora se uveliko kreiraju i potpisuju korišćenjem elektronskog sertifikata (digitalnog potpisa).

Ovo je značajno ubrzalo validaciju dokumentacije. S obzirom na to da su informacioni sistemi Poreske uprave i APR-a direktno umreženi, prijavljivanje tačne adrese i verifikovanje adekvatnog pravnog osnova važnije je nego ikada, kako bi se izbegle kaznene mere ili blokada PIB-a.

Poreske obaveze prilikom zakupa

Poreske obaveze koje proističu na osnovu ugovora o zakupu poslovnog prostora mogu da budu različite. Sve zavisi pre svega od toga ko se vodi kao vlasnik prostora u katastru nepokretnosti. Zakonske procedure se znatno razlikuju u zavisnosti od toga da li je vlasnik, ili lice koje daje nepokretnost u zakup, fizičko ili pravno lice.

Zakup od vlasnika koje je fizičko lice

Ugovor o zakupu poslovnog prostora veoma se često zaključuje sa vlasnikom koji je obično fizičko lice. U slučaju registrovanja sedišta firme koje je u vlasništvu fizičkog lica sa kojim ste zaključili ugovor, prilikom registracije u APR-u ne morate obavezno da dostavljate sam ugovor, već sve neophodne podatke koji se tiču sedišta firme unosite direktno u osnivački akt, kao i u elektronski formular za prijavu registracije sedišta.

Ovde je izuzetno bitno znati da Poreska uprava može u bilo kom trenutku da zatraži da na uvid predate originalni ugovor o zakupu poslovnog prostora, kao što je uostalom slučaj i sa svom ostalom pratećom dokumentacijom poslovanja. Vi, kao poreski obveznik, morate u tom slučaju uredno da se odazovete pozivu inspektora.

Ono po čemu se ugovor o zakupu od fizičkog lica specifično razlikuje jeste sama zakupnina, odnosno oporezivanje iste. Kada su u pitanju fizička lica, zakupnina predstavlja dodatni prihod od kapitala i po zakonu ona mora biti oporezovana.

Porez na zakupninu u slučaju zakupa od fizičkog lica u zakonskoj obavezi je da plati zakupac (odnosno preduzetnik ili firma koja zakupljuje prostor) putem podnošenja odgovarajuće poreske prijave i obračuna poreza po odbitku. U slučaju zakupa poslovnog prostora od pravnog lica, preduzetnika ili fizičkog lica koje je obveznik PDV-a, obaveza obračuna poreza na ovaj način ne postoji.

Ugovor o zakupu poslovnog prostora od pravnog lica i uloga e-Faktura

Kada se poslovni prostor zakupljuje od pravnog lica ili lica koje je preduzetnik, onda se zakup tretira kao klasična usluga za koju je zakupodavac obavezan da izda račun, a plaćena zakupnina spada u redovan prihod tog pravnog lica ili preduzetnika.

U 2026. godini, važno je napomenuti da se sve fakture između pravnih subjekata izdaju isključivo preko Sistema elektronskih faktura (SEF), što znači da je papirna forma fakture zamenjena digitalnom. Ono što je zajedničko za ove situacije jeste da zakupac ne plaća poseban porez pravnim licima i preduzetnicima putem poreske prijave kao kod fizičkih lica. Ipak, pravno lice ili preduzetnik može ili ne mora biti u sistemu PDV-a, a evo u čemu se ova dva slučaja tačno razlikuju.

Kada je zakupodavac u sistemu PDV-a

U prvom slučaju, kada je u pitanju pravno lice koje je obveznik PDV-a, iznos ugovorene zakupnine se uvećava po osnovu poreza na dodatu vrednost (koji iznosi 20%).

U slučajevima kada se iznajmljeni prostor koristi za one delatnosti koje su oporezive ili su oslobođene PDV-a sa pravom na odbitak (i kada je sam zakupac takođe obveznik PDV-a), imate pravo na odbitak prethodnog PDV-a na zakup. Plaćanje zakupnine zasnovano je na e-fakturi koju je zakupodavac zvanično izdao kroz SEF, i uz nju zakupac ne plaća nikakav dodatni porez po odbitku.

Kada zakupodavac nije u sistemu PDV-a

Zakupodavac može biti i pravno lice ili preduzetnik koji nije u sistemu PDV-a (na primer, paušalno oporezovani preduzetnik). U tom slučaju, elektronski račun koji zakupodavac izdaje (a koji je i dalje obavezan) neće u sebi sadržati obračun PDV-a, te zakupac nema nikakvu obavezu da plaća PDV preko iznosa definisane zakupnine.

Kada je zakupodavac fizičko lice u sistemu PDV-a (Preduzetnik)

Fizičko lice koje se nalazi u sistemu PDV-a jeste zapravo registrovani preduzetnik. U slučaju da zakupac ugovor o poslovnom prostoru sastavlja sa zakupodavcem koji je ovakav preduzetnik, on je takođe u zakonskoj obavezi da ispostavi elektronski račun za uslugu izdavanja. E-faktura izdata od strane fizičkog lica (preduzetnika) koje se nalazi u sistemu PDV-a biće redovno uvećana za 20% PDV-a.

Ugovor o zakupu poslovnog prostora bez plaćanja naknade (Ugovor o posluzi)

Pored prethodno navedenih komercijalnih ugovora o zakupu, moguće je i potpuno legitimno da se napravi ugovor o zakupu poslovnog prostora za koji nije potrebno da se plaća naknada (zakupnina). U pravnoj terminologiji, ovaj akt je poznatiji kao ugovor o ustupanju ili ugovor o posluzi.

Već smo pisali o tome šta se dešava kada se poslovni prostor uzima u zakup od vlasnika koje je fizičko lice uz finansijsku nadoknadu. Naveli smo da se tada na ukupan iznos zakupnine obračunava porez koji je zakupac dužan da prijavi i plati. Međutim, s obzirom na to da je ovaj porez striktno vezan za zakupninu, u slučaju da ta zakupnina ne postoji, ne postoji ni predmet oporezivanja. Samim tim, zakupac zakonski nije dužan da plaća porez na zakup.

Pitanje koje se postavlja jeste koji su to specifični slučajevi kada se poslovni prostor daje u zakup bez naknade? Tako, na primer, može biti slučaj da preduzetnik radi u prostorijama nekog od članova uže porodice koji mu logično i opravdano neće naplatiti zakup. Ovo je takođe prisutno kada su u pitanju državne subvencije ili neki drugi vid podrške mladim biznisima kroz startap inkubatore.

Ipak, ono što je bitno napomenuti jeste da Poreska uprava, uz pomoć savremenih digitalnih mehanizama iz 2026. godine, ima puna prava da proveri osnovanost i logiku ovako zaključenog ugovora. U slučaju da se utvrdi postojanje malverzacije, prikrivanja profita ili tajnog plaćanja zakupnine „na ruke“, poreski inspektori će zatražiti naknadnu isplatu poreza na zakup, uz obračunavanje pripadajućih kazni i zateznih kamata.